Tugas 4_Komunikasi Bisnis #

RUANG LINGKUP : KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI

Komunikasi Lisan dalam Rapat

Dalam kegiatan rapat, kita biasanya melakukan komunikasi dengan peserta rapat lainnya. Dalam melakukan hal itu, kita harus tau posisi kita saat itu. Setiap peserta hendaknya berkomunikasi secara jujur dan terbuka. Selain itu juga harus aktif, responsive, tidak emosional, dan mampu mengendalikan diri selama rapat berlangsung.

Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Dalam wawancara, kita melakukan komunikasi dengan pihak yang diwawancara. Dalam wawancara, ada pihak yang lebih dominan memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk pengumpulan data yang ingin kita peroleh. Ada etika dalam berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita utarakan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus menghormati orang yang kita wawancarai sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:

1.       Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).

2.       Hindari bahasa menggurui responden.

3.       Hindari sikap rakus.

4.       Fokus pada lawan bicara.

5.       Fokus pada pembicaraan.

6.       Tidak boleh memotong pembicaraan.

7.       Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.

8.       Hindari kata-kata kasar (kotor).

9.       Bersikap ramah.

10.   Jangan menyakiti hati responden.

11.   Hidari tatapan yang clingak-clinguk dan tidak fokus.

12.   Ucapkan terima kasih.

Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Tujuan melakukan negoisasi adalah untuk mendapatkan kesepakatan antara kedua belah pihak. Hal ini diperlukan kemampuan komunikasi yang mumpuni. Agar negosiasi berjalan mulus, kita harus pintar dalam mengolah kata dan memainkan emosi orang yang kita ajak negosiasi. Negosiasi bisa dilakukan antara individu dena individu, ataupun individu dengan kelompok. Ada beberapa tahapan dalam negosiasi, diantaranya adalah:

1.       Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2.       Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang ingin disampaikan. Menurut kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan tercapai. Menurut pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3.       Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan agar menggunakan istilah unik dan khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4.       Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh dari pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5.       Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

KOMUNIKASI DALAM TULISAN

Penulisan Kabar atau Berita

Penulisan berita juga termasuk salah satu bentuk komunikasi. Dalam penulisan berita, seharusnya kita menggunakan prinsip 5W + 1H. Harus jelas mengenai siapa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana. Selain itu, berita juga harus menarik audiens agar tujuan komunikasi dapat berhasil. Gaya penulisan berita disusun secara piramida terbalik. Kita harus menarik perhatian pembaca di awal paragraf terlebih dahulu. Dengan begitu, komunikasi yang kita lakukan bisa berhasil.

Penulisan Pesan-Pesan Persuasif

Pesan juga bisa digunakan untuk mempengaruhi audiens. Hal inilah yang dinamakan persuasive. Kita bisa memberikan pengaruh kita kepada audiens apabila kita bisa menulis pesan persuasive. pesan persuasive juga bisa digunakan sebagai sarana untuk menjual ide kita kepada orang lain. Untuk memberikan kesan kepada audiens, hendaknya kita harus menulis pesan persuasive yang bisa meyakinkan audiens. Dengan begitu, tujuan dari komunikasi kita bisa tercapai.

Korespondensi (Surat Menyurat)

Dalam bisnis, kita mengenal juga yang namanya surat menyurat. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan pesan dari satu orang ke orang lain. Surat dapat berbentuk surat konvensional yang ditulis di atas kertas, ataupun surat elektronik seperti email. Surat dibagi menjadi tiga, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Kita harus menggunakan salah satunya sesuai dengan tujuan komunikasi yang ingin kita capai. Untuk surat formal, ada bagian – bagian surat yang harus dicantumkan yaitu kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial. Kata – kata yang digunakan dalam surat pun bermacam – macam. Ada yang berbahasa formal, semi formal, maupun informal.

STUDI KASUS TENTANG KOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN

 “MISKOMUNIKASI MENYEBABKAN TRAGEDI”

Ketika manajer atau karyawan telah mengkomunikasikan informasi, miskomunikasi dapat menciptakan masalah, tetapi kebanyakan peristiwa itu tidak menimbulkan akibat yang serius atau tragis. Tetapi dalam industri penerbangan, miskomunikasi dapat mematikan seperti gambaran berikut.

Alaska Airlines jatuh di pantai California Februari 2000 dengan korban tewas 88 orang. Penyidikan terhadap kecelakaan berfokus pada catatan perawatan tertulis yang tidak diisi secara memadai.

Kemungkinan kecelakaan terjadi karena hasil uji servis 1977 pada jackscrew pesawat bagian dari stabilizer horizontal yang menjaga keseimbangan telah diubah, menjadikan pesawat itu harus diservis ulang dengan cepat.

September 1977 Pesawat Garuda jatuh di hutan Sumatra. Semua penumpang tewas. Penyebab bencana itu adalah pilot dan pengawas lalu lintas udara kebingungan dengan kata “kiri” dan “kanan” saat pesawat mendekati bandara dalam cuaca yang sangat buruk.

Pada 20 Desember 1995, American Airlines flight 965 mendekati bandara Cali, Kolumbia. Pilot mengira mendengar kata “cleared as filed” yang artinya ia harus mengikuti rencana penerbangan yang disusun sebelum meninggalkan Miami atau “ cleared direct” yang artinya terbang langsung dari tempat anda berada ke Cali, rute yang sedikit berbeda dari rencana penerbangan. Pengawas bermaksud mengatakan mengijinkan penerbangan itu “as filled” tetapi mengatakan “ cleared to Cali”. Pilot menterjemahkan sebagai ijin langsung. Ketika ia memeriksa kembali, pengawas berkata “affirmative”. Pada pendekatan akhir ke bandara pesawat itu menabrak gunung, dan menewaskan 160 penumpang.

Tahun 1993, pilot China yang menerbangkan pesawat MD 80 buatan AS berusaha mendarat dalam cuaca buruk berkabut tebal di Urumqi, barat laut China, Mereka dibingungkan oleh alarm radio dari sistem peringatan kedekatan dengan permukaan tanah pada Jet itu, yang memperingatkan pilot bahwa mereka mendekati permukaan tanah terlalu cepat. Sebelum jatuh, perekam di kokpit merekam seorang crew yang berkata kepada yang lain dalam bahasa China : Apakah artinya “pull up”? Pesawat itu menabrak pusat tenaga listrik dan jatuh, menewaskan 12 orang.

Tahun 1990, pilot di perusahaan penerbangan Kolombia Avianca berkata kepada pengawas ketika mendekati bandara Kennedy New York bahwa boing 707-nya “kehabisan bahan bakar” setelah melakukan beberapa pola bertahan yang disebabkan cuaca buruk.

Pengawas mendengar kata-kata itu di sepanjang waktu sehingga mereka tidak bertindak apa-apa. Ketika pilot mengetahui ada masalah serius, mereka gagal menggunakan kata kunci”darurat bahan baker” yang akan mendorong pengawas untuk mengarahkan pesawat Avianca mendahului yang lainnya dan mendaratkannya secepat mungkin.

Selain nada suara pilot tidak mampu menyampaikan kegawatan atau mendesaknya masalah bahan baker kepada pengawas lalulintas Bandar udara. Para pengawas di Kennedy sama sekali tidak mengerti krisis hebat yang dihadapi para pilot itu. Jet kehabisan bahan baker dan jatuh 16 mil dari bandara menewaskan 73 orang.

Akhirnya, bencana penerbangan terburuk  dalam sejarah terjadi pada tahun 1977 di Tenerife di Kepulauan Kenari. Pada sore hari yang sangat berkabut, kapten pesawat KLM mengira pengawas lalu lintas udara telah mengijinkannya lepas landas. Tetapi pengawas itu hanya bermaksud memberikan perintah keberangkatan. Walaupun bahasa yang dipakai pilot KLM Belanda dan pengawas Spanyol itu adalah bahasa Inggris, aksen yang berat dan istilah yang tidak tepat membuat kebingungan. Boeing 747 KLM menabrak Pan Am 747 dengan kecepatan penuh di landas pacu – bencana yang disebabkan oleh miskomunikasi yang menewaskan semua dari 583 orang.

Semua contoh itu menggambarkan bagaimana miskomunikasi dapat menyebabkan akibat yang tragis. Walaupun situasi kebanyakan komunikasi manajerial tidak sedramatis itu, kenyataannya tetap bahwa komunikasi yang baik itu sangat penting bagi keefektifan semua kelompok atau organisasi.

Pertanyaan :

1.      Penghalang komunikasi apakah yang anda lihat dalam contoh itu ? Bagaimana cara mengatasi penghalang itu?

Jawaban :

Penghalang komunikasi pada kasus di atas adalah :

1.       Kurang perhatian; pada kasus Garuda, American Airlines, dan pesawat KLM di Tenerife terjadi kesalahpahaman  karena baik pengawas maupun pilot tidak menyimak dengan benar pesan yang disampaikan,

2.       Bahasa; pada kasus Pilot China terjadi karena ketidakmampuan crew menterjemahkan arti kata “pull up”.

3.       Emosional ; pada kasus Kolombia Avianca, penekanan nada dalam penyampaian kondisi darurat bahan bakar kurang mengekspresikan kondisi yang sebenarnya terjadi sehingga terjadi salah interpretasi oleh pengawas bandara yang menyebabkan kecelakaan terjadi.

4.       Kurang perhatian; setiap pihak yang terlibat dalam hal ini pilot dan pengawas bandara berkonsentrasi penuh pada apa yang disampaikan pembicara dan mengkonfirmasi kembali bila perlu sehingga tidak terjadi miskomunikasi yang menyebabkan tragedi.

5.       bahasa; setiap pihak yang terlibat dalam hal ini pilot dan pengawas bandara hendaknya menguasai bahasa inti dan istilah-istilah penting yang digunakan dalam penerbangan. Kode dan pesan yang digunakan hendaknya seragam sehingga dapat mengurangi miskomunikasi.

6.       emosional ; setiap pihak yang terlibat dalam hal ini pilot dan pengawas bandara harus ekspresif dalam penyampaian pesan disamping menggunakan kode-kode baku dalam istilah penerbangan.

2.      Akankah komunikasi non-verbal memainkan peran dalam miskomunikasi antara pilot dan pengawas lalu lintas udara? Jelaskan.

Jawaban:

Komunikasi non-verbal merupakan salah satu hal penting dalam miskomunikasi antara pilot dan pengawas lalulintas udara. Hal ini berhubungan dengan salah interpretasi terutama pada kondisi darurat. Komunikasi non-verbal dalam bentuk signal, sandi, kode atau sejenisnya dapat membantu memberikan penekanan terhadap informasi yang disampaikan secara verbal dari pengawas kepada pilot ataupun sebaliknya sehingga miskomunikasi dapat diminimalkan.

3.      Bagaimana menyimak secara aktif bisa mencegah kecelakaan itu? Uraikan.

Jawaban:

Jika setiap pihak yang terlibat dalam hal ini pilot dan pengawas bandara memperhatikan secara seksama perintah-perintah dan informasi dalam penerbangan, menguasai bahasa dan kode-kode baku dalam istilah penerbangan, tetap tenang dan berkonsentrasi dalam menginterpretasikan setiap informasi maka miskomunikasi dapat diminimalisasi sehingga bisa mencegah terjadinya kecelakaan.

4.      Bahasa dapat menjadi penghalang komunikasi. Apakah implikasi bagi para manajer yang mengelola beragam kelompok kerja di mana karyawannya mungkin tidak fasih berbahasa seperti bahasa asalnya?

Jawab :

Peran komunikasi dalam organisasi sangat penting. Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku manajer sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang digunakan, teknologi informasi yang ada, isi pesan dan cara pesan disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Jadi walaupun karyawan dalam kelompok kerjanya tidak fasih berbahasa seperti si manajer, tetapi komunikasi efektif tetap dapat terjadi selama kedua belah pihak saling memahami dan berusaha menyatukan persepsi terhadap suatu masalah (baik informasi disampaikan dengan menambah bahasa non-verbal) sehingga tidak aka nada kesenjangan pemahaman antara manajer dan karyawannya.

Sumber :

https://mazbayuaziz.wordpress.com/2016/05/27/komunikasi-lisan-dan-negosiasi/

https://mazbayuaziz.wordpress.com/2016/05/27/komunikasi-dalam-tulisan/

https://dyahintanblog.wordpress.com/2017/06/05/58/

Tugas 3_Komunikasi Bisnis #

A.               PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

1.      PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

·         Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :

a.       Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b.      Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

c.       Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

·         Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:

a.       Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

b.      Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :

a.       Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat membuat surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada poin yang dituju.

b.      Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif

c.       Pesan-pesan bad news

Jika materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu,npendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan gunakanlah bahasa yang halus.

d.      Pesan-pesan persuasif

Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada

2.      PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

·         Syarat-syarat memilih kata yang tepat

1.      Makna Denotatif dan Konotatif

Makna denotatif adalah makna dalam alam wajar secara eksplisit. Makna wajar ini adalah makna yang sesuai dengan apa adanya. Denotatif adalah suatu pengertian yang terkandung sebuah kata secara objektif. Sering juga makna denotatif disebut makna konseptual. Kata makan misalnya, bermakna memasukkan sesuatu kedalam mulut, dikunyah, dan ditelan. Makna kata makan seperti ini adalah makna denotatif.Makna konotatif adalah makna asosiatif, makna yang timbul sebagai akibat dari sikap sosial, sikap pribadi, dan kriteria tambahan yang dikenakan pada sebuah makna konseptual. Kata makan dalam makna konotatif dapat berarti untung atau pukul.Makna konotatif berbeda dari zaman ke zaman. Ia tidak tetap. Kata kamar kecil mengacu kepada kamar yang kecil (denotatif) tetapi kamar kecil berarti juga jamban (konotatif). Dalam hal ini, kita kadang-kadang lupa apakah suatu makna kata adalah makna denotatif atau konotatif.

2. Makna Umum dan Khusus

Kata umum dibedakan dari kata khusus berdasarkan ruang-lingkupnya.Makin luas ruang-lingkup suatu kata, maka makin umum sifatnya. Makin umum suatu kata, maka semakin terbuka kemungkinan terjadinya salah paham dalam pemaknaannya.Makin sempit ruang-lingkupnya, makin khusus sifatnya sehingga makin sedikit kemungkinan terjadinya salah paham dalam pemaknaannya, dan makin mendekatkan penulis pada pilihan kata secara tepat. Misalnya:
Kata ikan memiliki acuan yang lebih luas daripada kata mujair atau tawes. Ikan tidak hanya mujair atau tidak seperti gurame, lele, sepat, tuna, baronang, nila, ikan koki dan ikan mas. Sebaliknya, tawes pasti tergolong jenis ikan demikian juga gurame, lele, sepat, tuna, dan baronang pasti merupakan jenis ikan. Dalam hal ini kata acuannya lebih luas disebut kata umum, seperti ikan, sedangkan kata yang acuannya lebih khusus disebut kata khusus, seperti gurame, lele, tawes, dan ikan mas.

3. Kata abstrak dan kata konkret. 

Kata yang acuannya semakin mudah diserap panca-indra disebut kata konkret, seperti meja, rumah, mobil, air, cantik, hangat, wangi, suara. Jika acuan sebuah kata tidak mudah diserap panca-indra, kata itu disebut kata abstrak, seperti gagasan dan perdamaian. Kata abstrak digunakan untuk mengungkapkan gagasan rumit. Kata abstrak mampu membedakan secara halus gagasan yang sifat teknis dan khusus. Akan tetapi, jika kata abstrak terlalu diobral atau dihambur-hamburkan dalam suatu karangan. Karangan tersebut dapat menjadi samar dan tidak cermat.

4. Sinonim 

Sinonim adalah dua kata atau lebih yang pada asasnya mempunyai makna yang sama, tetapi bentuknya berlainan. Kesinoniman kata tidaklah mutlak, hanya ada kesamaan atau kemiripan. Kita ambil contoh cermat dan cerdik kedua kata itu bersinonim, tetapi kedua kata tersebut tidak persis sama benar.Kesinoniman kata masih berhubungan dengan masalah makna denotatif dan makna konotatif suatu kata.

5. Kata Ilmiah dan kata popular

Kata ilmiah merupakan kata-kata logis dari bahasa asing yang bisa diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia. Kata-kata ilmiah biasa digunakan oleh kaum terpelajar, terutama dalam tulisan-tulisan ilmiah, pertemuan-pertemuan resmi, serta diskusi-diskusi khusus.

·         Manfaat memilih kata yang tepat

-          melambangkan gagasan yang diekspresikan secara verbal

-          membentuk gaya ekspresi gagasan yang tepat

-          menciptakan komunikasi yang baik dan benar

-          menciptakan suasana yang tepat

-          mencegah perbedaan penafsiran

-          mengefektifkan pencapain target komunikasi 

3.      MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Cara Menyunsun Kalimat Efektif

Beberapa syarat untuk menyusun kalimat efektif agar kaliimat tersebut memenuhi kaidah bahasa yang benar sebagai berikut :

·         Kesatuan gagasan

Kesatuan gagasan yang dimaksudkan disini adalah dalam menyusun kalimat efektif harus ada beberapa unsur seperti subjek, predikat objek dan keterangan yang dapat membentuk suatu kalimat.
Contoh :

“Ayah sedang membaca koran di teras belakang”
Pada kalimat tersebut terkandung subjek (S), predikat (P), objek (O), dan keterangan tempat (K)

·         Kesejajaran 

Makna dari kesejajaran adalah didalam kalimat memeliki kesamaan imbuhan.
Contoh:
“Andi membantu nenek itu dengan menyebrangkan ke zebra cross”
Pada contoh tersebet, adanya kesamaan imbuhan yaitu imbuhan me- (membantu dan menyebrangkan).

·         Kehematan 

Dalam penyusunan kalimat efektif tidak diperlu menggunakan kata-kata yang yang tidak diperlukan yang berlebihan.
Contoh :
“Buah-buahan apel, durian, nanas, serta pisang sangat disukai oleh ani”
Kata buah-buahan tidak diperlukan dalam penyusunan kalimat efektif  seharusnya kalimat tersebut yaitu : “apel, durian, nanas serta pisang sangat disukai oleh ani”

·         Penekanan 

Penyusunan kalimat efekti harus ada penenkanan karena pendenagr dan pembaca mengerti apa yang ditekankan dalam kalimat tersebut.

·         Kelogisan 

Logis atau masuk akal, jadi dalam penyusunan kalimat unsur-unsurnya harus berhubungan.
Contoh : “Ibu Direktur, saya persilahkan naik ke podium”

B.                PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

1.      PENGERTIAN DAN JENIS LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

1. Menurut fungsinya.

• Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa  kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
• Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

2. Menurut subyeknya

• Suatu laporan dapat dibedakan menurut  departemen mana suatu laporan itu diperoleh.

Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

3. Menurut Formalitasnya.

• Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.
• Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

4. Menurut keasliannya

• Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
• Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
• Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
• Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

5. Menurut frekuensinya

• Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
• Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

6. Menurut jenisnya

• Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
• Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

7. Menurut Kegiatan Projek

• Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

8. Menurut pelaksanaan Pertemuan

• Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
• Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
• Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

2.      BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS

-          Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
2. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
3. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
4. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
5. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
6. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
7. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
8. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
9. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
10. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

-          Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

-          Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

1. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
2. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
3. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
4. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

3.      PENGORGANISASIAN ISI DALAM LAPORAN BISNIS

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

Cara pertama:

Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:

• Eksekutif  yang sibuk,
• Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
• Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
• Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
• Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
• Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
• Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:

• Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,
• Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
• Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
• Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
• Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

C.               PRESENTASI BISNIS

1.      TAHAP PERSIAPAN DASAR DALAM PRESENTASI BISNIS

·         Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.  Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.  Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

·         Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga  penting adalah  bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat bantu  presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.

·         Menganalisis Audiens

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

·         Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis.

Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan lokasi tersebut.  Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.

2.      MENGANALISIS AUDIENCE

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :

1.   Siapa audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan  kepada siapa seseorang itu berbicara.

2.   Apa yang diinginkan audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.   Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.

4.   Kapan melakukan persentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).

5.   Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.

6.   Bagaimana melakukan persentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

3.      MEMPERSIAPKAN DIRI DAN MATERI

Agar presentasi bisnis yang dilkukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:

·         Identifikasi Audiens

Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis adalah mengidentifikasi siapamaudiens Anda. Audiens Anda bias saa dari kalangan manajer (pemasaran, produksi, keuangan, personalia), kepala departemen, supervior, atau karyawan.

·         Menyiapkan pokok-pokok pikiran

Selain menganalisis siapa audiensnya, maka langkah berikutnya yang perlu diperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam suatu prentasi bisnis. Dalam hal ini, yang perlu di sampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.

·         Menulis teks lengkap

Apabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis sudah disiapkan, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan pokok-pokok pikiran tersebut menjadi lebih rinci, sehingga enjadi suatu nakah/teks yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya. Namun demikian, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyampaikan materi tersebut kepada audiens dengan cara-cara yang menarik dan tidak membosankan.

·         Menyiapkan rangkuman ke dalam sub-subjudul

Selain menyiapkan teks lengkap, cara lain yang bias dilakukan adaah membuat semacam outline atau rangkuman naskah secara garis besarnya. Dalam rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat dikembangkan sampai pada sub-subjudul. Cara ini dapat dilakukan bila pembicara termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam menghadapi public, jadi bukanlah sebagai pemula atau masih traf belajar.

·         Menulis ke dalam kerts ukuran kartu pos

Cara yang terakhir ini dalam mempersiapkan presntasi bisnis yaitu dengan cara menuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran kartu pos. hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan audiens. Cara ini merupakan cara yang paling praktis, sederhana, dan terkesan bersifat informal.

Sumber :
1.http://www.materipraktis.com/2016/02/pengertian-cara-menyunsun-dan-contoh-kalimat-efektif.html
2.https://www.academia.edu/12569095/Komunikasi_Bisnis_-_Pengorganisasian_Pesan-Pesan_Melalui_Outline
3. https://uangteman.com/blog/tips-trik/beberapa-persiapan-dan-tujuan-presentasi-bisnis/
4. https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/
5. https://www.academia.edu/9420401/MAKALAH_KOMUNIKASI_BISNIS_PRESENTASI_BISNIS